Відділ діловодства та архівного зберігання документів є самостійним структурним підрозділом НУОЗ України імені П. Л. Шупика та підпорядковується безпосередньо ректору.
Відділ діловодства та архівного зберігання документів здійснює організаційно - документаційне забезпечення управлінської діяльності НУОЗ України імені П. Л. Шупика шляхом створення комплексної системи діловодства, яка передбачає сукупність організаційних, інформаційних, технічних процедур, що забезпечують отримання, використання, відправлення та архівне зберігання документів.
У своїй діяльності Відділ діловодства та архівного зберігання документів керується Конституцією та законами України, актами Кабінету міністрів України, наказами МОЗ і МОН України, Міністерства юстиції України з питань діловодства і архівної справи, наказами і методичними рекомендаціями Державної архівної служби України, національними стандартами України в сфері діловодства, Положенням про Відділ діловодства та архівного зберігання документів НУОЗ України імені П. Л. Шупика та нормативно-правовими актами НУОЗ України імені П. Л. Шупика.
Колектив
Завідувач відділу діловодства та архівного зберігання документів
Соловова Інна Валентинівна
тел. (044) 205-48-27
Фахівці відділу діловодства та архівного зберігання документів:
Базалєєва Світлана Дмитрівна – провідний фахівецьВведенська Олена Вікторівна – провідний фахівець
Стесенко Володимир Васильович – фахівець І категорії
Клименко Тамара Іванівна - старший інспектор
Основні завдання
- Забезпечення єдиного порядку документування управлінської інформації та організації роботи з документами.
- Методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах.
- Здійснення контролю за строками виконання документів.
- Організація роботи зі зверненнями громадян та запитами про надання публічної інформації.
- Організація роботи архіву відповідно до чинного законодавства у сфері архівної справи та забезпечення збереження документаційного фонду НУОЗ України імені П. Л. Шупика.
Функції
Відділ діловодства та архівного зберігання документів відповідно до покладених на нього завдань:
- Здійснює роботу по прийманню та обліку документів (у тому числі наказів НУОЗ України імені П. Л. Шупика), їх реєстрації і передавання у структурні підрозділи на опрацювання, відповідно до резолюції керівництва, зберігання матеріалів поточного діловодства, формування справ та їх направлення на архівне зберігання.
- Забезпечує систематичний контроль за строками виконання документів та їх правильним оформленням.
- Складає зведену номенклатуру справ НУОЗ України імені П. Л. Шупика, погоджує її з Центральним державним архівом органів влади та управління України і забезпечує єдиний порядок зберігання документів.
- Розробляє бланки документів та організовує їх впровадження.
- Здійснює перевірку оформлення документів, що подаються на підпис керівництву, та документів, призначених для відправлення.
- Відправляє документи поштою, факсом та електронною поштою.
- Здійснює інформаційно-довідкове обслуговування, забезпечуючи копіювання, друкування та оперативне розмножування документів.
- Надає методичну допомогу структурним підрозділам з питань організації роботи з документами.
- Упроваджує в практику НУОЗ України імені П. Л. Шупика дотримання державних стандартів та уніфікованих систем документування.
- Забезпечує організацію підвищення кваліфікації працівників відділу.
- Забезпечує надання архівних довідок, копій, витягів з документів, що зберігаються в архіві.
- Готує архівні документи для передачі до Центрального державного архіву органів влади та управління України.
Нормативно-правова база
Закон України "Про вищу освіту";
Закон України "Про Національний архівний фонд та архівні установи»;
Закон України «Про звернення громадян»;
Накази, листи, доручення МОЗ України та МОН України;
Положення про відділ діловодства та архівного зберігання документів НУОЗ України імені П. Л. Шупика;
Положення про експертну комісію НУОЗ України імені П. Л. Шупика.
Спеціалісти з архівної справи
НАША АДРЕСА:
04112 м. Київ, вул. Дорогожицька, 9,
тел. (044) 205-48-27 відділ діловодства та архівного зберігання документів
E-mail: [email protected]