Колектив

Завідувач відділу діловодства та архівного зберігання документів

Соловова Інна Валентинівна

Фахівці відділу діловодства та архівного зберігання документів:

Основні завдання

• Забезпечення єдиного порядку документування управлінської інформації та організації роботи з документами.
• Методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах.
• Здійснення контролю за строками виконання документів.
• Організація роботи зі зверненнями громадян та запитами про надання публічної інформації.
• Організація роботи архіву відповідно до чинного законодавства у сфері архівної справи та забезпечення збереження документаційного фонду НУОЗ України імені П. Л. Шупика.

Функції

Відділ діловодства та архівного зберігання документів відповідно до покладених на нього завдань:

• Здійснює роботу по прийманню та обліку документів (у тому числі наказів НУОЗ України імені П. Л. Шупика), їх реєстрації і передавання у структурні підрозділи на опрацювання, відповідно до резолюції керівництва, зберігання матеріалів поточного діловодства, формування справ та їх направлення на архівне зберігання.
• Забезпечує систематичний контроль за строками виконання документів та їх правильним оформленням.
• Складає зведену номенклатуру справ НУОЗ України імені П. Л. Шупика, погоджує її з Центральним державним архівом органів влади та управління України і забезпечує єдиний порядок зберігання документів.
• Розробляє бланки документів та організовує їх впровадження.
• Здійснює перевірку оформлення документів, що подаються на підпис керівництву, та документів, призначених для відправлення.
• Відправляє документи поштою, факсом та електронною поштою.
• Здійснює інформаційно-довідкове обслуговування, забезпечуючи копіювання, друкування та оперативне розмножування документів.
• Надає методичну допомогу структурним підрозділам з питань організації роботи з документами.
• Упроваджує в практику НУОЗ України імені П. Л. Шупика дотримання державних стандартів та уніфікованих систем документування.
• Забезпечує організацію підвищення кваліфікації працівників відділу.
• Забезпечує надання архівних довідок, копій, витягів з документів, що зберігаються в архіві.
• Готує архівні документи для передачі до Центрального державного архіву органів влади та управління України.

Закон України  "Про вищу освіту";

Закон України "Про Національний архівний фонд та архівні установи»;

Закон України «Про звернення громадян»;

ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», затверджено наказом Державного підприємства «Український науководослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» (ДП «УкрНДНЦ») від 01 липня 2020 р. № 144 з 2021-09-01;

Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5;

Накази, листи, доручення МОЗ України та МОН України;

Положення про відділ діловодства та архівного зберігання документів НУОЗ України імені П. Л. Шупика;

Положення про експертну комісію НУОЗ України імені П. Л. Шупика.